In der Personalsoftware fließen Zeitdaten in viele Planungs- und Abrechnungsprozesse ein – von der Lohn- und Reisekostenabrechnung über die Auswertung von Projektzeiten bis hin zur Planung des Personaleinsatzes, der Personalkosten oder des Personalbedarfs.
Systematische Zeiterfassung
Unternehmen in Deutschland sind dazu verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem bereitzustellen,
um die tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten zu messen. Betrachten Sie diese Verpflichtung vor allem als Chance:
Im Zeitalter der Digitalisierung muss Zeiterfassung kein Aufwand mehr sein. Moderne Zeiterfassungssoftware kann sogar dabei helfen,
die Vor- und Nachteile der Arbeitszeitflexibilisierung übersichtlich zu steuern.
Arbeitszeiterfassung: Die Pflicht als Chance
Zeiterfassung und New Work:
In der modernen Arbeitswelt sind Arbeitszeit und -ort nicht mehr „nine to five“ an den Unternehmensstandort gebunden. Gleitzeit, Homeoffice, Jobsharing oder Workation - die Flexibilität und Vertrauensarbeitszeit verlagern den Fokus auf das Ergebnis. Arbeit und Privatleben verwischen zunehmend. Die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten wird gerade in den modernen Arbeitszeitmodellen auch aus gesundheitlichen Aspekten sinnvoll.
Mit der Zeit mehr Übersicht:
Zudem erfordern bereits einige Arbeitszeitmodelle, ua. bei Minijobbern und Geringverdienern, eine Arbeitszeiterfassung. Systematische Zeiterfassung kann Übersicht schaffen und für eine gesunde Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle sorgen.
Die Vorteile Systematischer Zeiterfassung
Das Bild der angestaubten Stempeluhr gehört bereits seit Jahren der Vergangenheit an! Arbeitszeiten lassen sich heute systematisch über sämtliche Devices in der Software, im Web oder mobil erfassen. Außerdem sind Zeiterfassungsterminals inzwischen echte Hingucker: Sie gewinnen regelmäßig Designpreise und setzen Akzente im Eingangsbereich innovativer Unternehmen.
Systematische Zeiterfassung bietet Ihnen weitere Vorteile:
Etabliert
- Software zur Zeiterfassung ist bereits in vielen Unternehmen im Einsatz
- Systematische Zeiterfassung ist seit Jahren etabliert
- Zeiterfassungssysteme setzen bislang bestehende gesetzliche Anforderungen zuverlässig um
Etabliert
Gängige Softwarelösungen kommen bereits in vielen Unternehmen zum Einsatz. Diese sind seit Jahren etabliert und setzen bestehende gesetzliche Anforderungen zuverlässig um. Zeiterfassungssoftware wird Sie auch bei aktuellen Verpflichtungen zur systematischen Zeiterfassung gut unterstützen.
Verlässlich
- Softwarelösungen ermöglichen eine direkte Arbeitszeiterfassung über individuelle Zugangsberechtigungen
- Systematische Zeiterfassung ist korrekt durch Plausibilitäten
- Zeiterfassungssysteme berücksichtigen Datenschutz und -sicherheitskonzepte
- Software protokolliert und dokumentiert die erfassten Zeitdaten
Verlässlich
Arbeitszeiten werden mit einer Software unverzüglich mit individuellem Zugang erfasst. Konzepte für Zugangsberechtigungen sowie Plausibilitäten steuern die korrekte Erfassung der Zeiten. Manipulationen oder Fehler sind mit systematischer Zeiterfassung nahezu ausgeschlossen. Insbesondere Terminals speichern mehrere tausend Datensätze und sind gegen den Ausfall von Netzwerken gewappnet.
Übersichtlich
- Zeiterfassungssoftware bietet Displays zur An- & Abwesenheitsübersicht Ihrer Angestellten
- Systematische Zeiterfassung mit Warnhinweisen bei Regelverstößen
- Mit Softwarelösungen sind umfassende Auswertungen und Analysen möglich
Übersichtlich
Mit Zeiterfassungssoftware haben Sie die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten stets im Blick. Ob aktuelle An- und Abwesenheiten via Display, Warnhinweise bei Regelverstößen oder umfangreiche Auswertungen und Analysen – Systematische Zeiterfassung mit Software ermöglicht Ihnen schnelle Einblicke in Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub und Abwesenheiten.
Zugänglich
Systematische Zeiterfassung ist zugänglich über:
- Stationäre Erfassungsterminals
- Online über Webbrowser
- Mobil über eine App
Zugänglich
Zeiterfassungssysteme sind stationär über Zugangs- bzw. Erfassungsterminals am Firmengebäude, online über einen Webbrowser oder mobil über eine App zugänglich. Diese Einsatzmöglichkeiten lassen sich auch kombinieren, z.B. für unterschiedliche Arbeitnehmergruppen in Produktion, Verwaltung, Vertrieb oder im Homeoffice.
Objektiv
- Systematische Zeiterfassung erfolgt mit Beginn bis Ende des Systemzugangs
- Zeiterfassungssoftware protokollt die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten
- Arbeits-, Pausen und Ruhezeiten werden dokumentiert
Objektiv
Zeiterfassungssoftware erfasst und protokolliert die Zeitdaten ab Beginn bis Ende des berechtigten Zugangs in das System. Somit stehen die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten zur Verfügung, die im System protokolliert werden. Wöchentliche Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten zwischen Ende und Beginn des Arbeitstages sind somit im System zuverlässig dokumentiert.
Planbar
- Systematische Zeiterfassung dient als Basis für Kapazitätsplanungen im Unternehmen
- Software berücksichtigt die digitale Urlaubs- und Fehlzeitenplanung
- Arbeitszeiten lassen sich betriebs-, tarif- und gesetzeskonform bewerten
Planbar
Zeiterfassungssoftware stellt die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten zur Verfügung. Damit lassen sich für zukünftige Aufgaben Kapazitäten sichern. In Verbindung mit einer digitalen Urlaubsplanung gehören manuelle Urlaubsplanungstools der Vergangenheit an. Erkennen Sie, wer parallel Urlaub plant und verhindern Sie somit Ausfälle essentieller Unternehmensbereiche.
Mobile Zeiterfassung für unterwegs
Die Pflicht zur systematischen Zeiterfassung kann in manchen Branchen zu einer echten Herausforderung werden. Nicht jeder Beschäftigte im Unternehmen ist täglich an einen festen Firmenstandort gebunden. Mitarbeiter im Handwerk und Baugewerbe oder Fahrer in Transport- und Logistikunternehmen sind überwiegend oft wochenlang wo anders unterwegs. Auch Mitarbeiter im Außendienst oder Freiberufler müssen zukünftig mühelos in der Lage sein können, ihre Arbeits- und Pausenzeiten zuverlässig zu erfassen.
Mobile Zeiterfassungslösungen ermöglichen Unternehmen und Mitarbeitern eine flexible Verfolgung von Arbeitsstunden und -aktivitäten, unabhängig von Ort und Zeit. Besonders sinnvoll und nützlich sind dabei die Apps für mobile Devices von Zeiterfassungssoftware. Diese Anwendungen bieten innovative Technologien und werden mit der Software im Unternehmen systematisch synchronisiert, so dass die Anforderungen zur systematischen Zeiterfassung zuverlässig abgebildet werden können.
Vorteile der mobilen Zeiterassungsapps:
- Flexibilität und Mobilität: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit von überall aus erfassen, sei es auf Baustellen, in Kundenbesprechungen oder unterwegs. Dies ermöglicht eine flexible Arbeitsgestaltung, erleichtert die Einhaltung von Terminen und sichert die pünktliche und gesetzeskonforme Bereitstellung der Zeitdaten
- Echtzeit-Darstellung: Arbeitszeiten können in Echtzeit übermittelt werden. Dies ermöglicht eine bessere Planung von Ressourcen und Projekten sowie eine frühzeitige Identifizierung von Problemen oder Engpässen.
- Genauigkeit und Transparenz: Mobile Zeiterfassung reduziert Fehler und Missverständnisse bei der Aufzeichnung von Arbeitsstunden. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten genau erfassen, was zu einer gerechteren Vergütung und einer transparenten Arbeitsumgebung führt.
- Automatisierung von Prozessen: Durch Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie Abrechnungs- und Projektmanagementsoftware können mobile Zeiterfassungslösungen Arbeitsabläufe automatisieren. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand für Mitarbeiter und Unternehmen.
- Compliance und Rechtssicherheit: Für Branchen, in denen die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und -vorschriften entscheidend ist, bietet mobile Zeiterfassung eine Möglichkeit zur genauen Dokumentation von Arbeitsstunden. Dies hilft Unternehmen, Compliance-Risiken zu minimieren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
- Kosteneinsparungen: Durch eine effizientere Nutzung von Arbeitszeitressourcen und eine bessere Projektplanung können Unternehmen Kosten senken und ihre Rentabilität steigern.
Zeiterfassung integriert in Ihre Softwarelandschaft
Daten aus der Zeiterfassung sind ein wichtiger Bestandteil weiterer Unternehmenssysteme:
Personalmanagementsysteme
ERP-Systeme
Im Rechnungswesen werden Zeit- und Projektzeitdaten für viele Aufgaben der Kalkulation und Nachkalkulation verwendet, z.B. gegenüber Kunden und Auftraggebern. Insbesondere in produktionsintensiven Unternehmen fließen Zeitdaten in Verbindung mit ERP zudem in die Produktionssteuerung ein.
Workforce Managementsysteme
Win-Win für Unternehmen und Beschäftigte: Unternehmen profitieren davon, immer die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit, mit der richtigen Qualifikation am richtigen Ort einzusetzen. Mitarbeitende profitieren von einer softwaregestützten Planung, die gerecht und ohne „Nasenfaktor“ ist sowie ihre Wünsche bei der Planung berücksichtigt.
Produktionsleitsysteme (MES)
In sogenannten MES-Systemen sind Zeitdaten neben Betriebsdaten, Prozessdaten, Maschinendaten und Leistungsdaten sowie Daten zu Lager, Materialfluss und Instandhaltung wichtiger Bestandteil, und der Personaleinsatz wird geplant.
Die aktuellen Anforderungen rund um die Arbeitszeiterfassung sind in jedem Fall ein guter Anlass, die eigenen Unternehmensabläufe und bestehende Systeme unter die Lupe zu nehmen, um mit der passenden Lösung für die systematische Zeiterfassung in der Zukunft bestens gerüstet zu sein.
Welche Zeiterfassung passt zu Ihnen?
Die Art und Weise der systematischen Zeiterfassung muss sich an Ihren Bedürfnissen und Unternehmenszielen orientieren:
- Wollen Sie lediglich Ihre Arbeitszeiten elektronisch und gesetzeskonform erfassen?
- Oder soll die Zeiterfassung für weitere Abläufe und Aufgaben im Unternehmen zuverlässig und ressourcenschonend genutzt werden?
Unsere DPS | BS Lösungen:
DPS | BS bietet mit Sage HR Suite Zeitmanagement und GFOS zuverlässige Lösungen zur systematischen Zeiterfassung an:
Sage HR Zeitmanagement
- Smarte Zeiterfassung, die als Einzellösung und bereits in kleineren Unternehmen eingesetzt werden kann.
- Das volle Potenzial entfalten Sie mit dem Einsatz der Sage HR Suite-Anwendungen: Beim Einsatz mit der Entgeltabrechnung und einfachen Personalverwaltungslösungen erzielen Sie schon deutliche Effizienzsteigerungen.
- Legen Sie Wert auf ein umfassendes Personalmanagement, bietet ein integrierter Einsatz mit der Sage HR Suite Vorteile
Integriert in Sage HR Suite können Sie mit weiteren HR Modulen vor allem Ihr Personalwesen optimieren:
- Personalabrechnung
- Personalmanagement
- Bewerbermanagement
- Personalentwicklung
- Personalkostenplanung
- Reisekostenabrechnung
- Digitale Personalakte
GFOS Zeiterfassung
-
Die Zeiterfassung ist als Einzellösung mit zahlreichen HR- und Abrechnungslösungen, z.B. auch Sage HR Suite, einsetzbar.
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Als Bestandteil der gfos.Workforce-Anwendungen planen und steuern Sie Ihre Personalkapazitäten in der modernen Arbeitswelt.
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Insbesondere für produktionsintensive Unternehmen ist die Zeiterfassung ein unverzichtbarer Bestandteil im Produktionsleitsystem gfos.MES
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Mit gfos.Security steuern Sie auch den Zutritt zuverlässig aus einer Hand.
Integriert mit den GFOS-Lösungen können Sie vor allem Ihre Unternehmensprozesse optimieren, insbesondere auch in Produktion, Fertigung und Zutrittssicherheit:
- Workforce Management inkl. Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Workflow
- Produktionssteuerung inkl. BDE, MDE, PEP
- Security System oder Security-Lösung inkl. Zutrittskontrolle und Besuchermanagement
Abgrenzung der Zeiterfassungs-Lösungen:
Schwerpunkte Sage HR Zeitmanagement
- Unternehmen zwischen 50 und 1.000 Mitarbeitende
- HR-Sicht, Integration in Sage HR Suite
- Projektzeiterfassung aufgabenbezogen
- ideal für Dienstleistung und Handel
- Hardwareterminals von CTI, KABA, Datafox
- Sprachen deutsch/englisch
- mobile Web-App, nur online
Schwerpunkte GFOS Zeiterfassung
- Unternehmen vom Mittelstand bis Großkonzern
- Projektzeiterfassung inkl. Kostenplanung und Nachkalkulation mit Integration in die Sage100 ERP Lösung
- in Kombination mit gfos.MES ideal für produktionsintensive Unternehmen
- Multiterminalfähig inkl. PCS und Gantner
- mehrsprachig
- native App, auch offline
- Schnittstellen zu DATEV und SAP für die Personalabrechnung